Contratar o primeiro funcionário é um marco para qualquer negócio que está crescendo — e também o primeiro contato direto com uma rotina trabalhista que tem prazos rígidos. O mais importante deles: o eSocial precisa ser alimentado antes do empregado começar a trabalhar, não depois.
Documentos necessários para admissão
Antes de formalizar a contratação, é preciso reunir a documentação do futuro empregado:
- RG e CPF.
- Carteira de Trabalho Digital (CTPS Digital) — hoje vinculada ao CPF, sem necessidade do documento físico antigo.
- Comprovante de residência atualizado.
- Comprovante de escolaridade.
- Foto 3x4 (dependendo da política interna da empresa).
- Dados de dependentes, se houver, para fins de imposto de renda e salário-família.
- Dados bancários para pagamento do salário.
Exame admissional: obrigatório antes do início
Nenhum empregado pode começar a trabalhar sem passar pelo exame médico admissional, que avalia se a pessoa está apta para a função. Esse exame integra o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) da empresa e é um requisito legal, não uma formalidade opcional — contratar sem esse exame expõe a empresa a risco em caso de acidente ou afastamento posterior.
O prazo do eSocial: o evento S-2200
A admissão precisa ser registrada no eSocial através do evento S-2200, e o prazo é curto: a transmissão deve ocorrer até um dia antes do início efetivo das atividades do empregado. Isso significa que a empresa não pode "admitir e regularizar depois" — o sistema espera que o evento exista antes mesmo do primeiro dia de trabalho.
Passo a passo resumido da admissão
- Antes do início: colete os documentos, agende e realize o exame admissional, defina a opção de FGTS e vale-transporte do empregado.
- Até um dia antes do início: transmita o evento S-2200 do eSocial com os dados completos da admissão.
- No início do contrato: assine a CTPS Digital (o registro é feito eletronicamente, sem necessidade de carimbo físico), formalize o contrato de trabalho por escrito e informe o empregado sobre jornada, função e remuneração.
- Primeiros dias: inclua o empregado no Livro de Registro de Empregados (hoje também digital, via eSocial) e verifique o cadastro correto no PIS/PASEP ou NIT para fins de FGTS e benefícios previdenciários.
Tipos de contratação que mudam o processo
Nem toda admissão segue exatamente o mesmo roteiro — contrato intermitente, aprendiz, estagiário e terceirizado têm particularidades próprias (prazos, documentos adicionais e regras específicas de jornada e remuneração), que vão além do fluxo padrão da CLT tradicional.
Perguntas frequentes
Posso admitir o funcionário e fazer o eSocial no mesmo dia em que ele começa a trabalhar? Não é o ideal — o prazo correto é transmitir o evento S-2200 até um dia antes do início efetivo das atividades. Fazer no mesmo dia (ou depois) é uma irregularidade.
O exame admissional pode ser feito depois que o funcionário já começou a trabalhar? Não. O exame precisa ocorrer antes do início das atividades — admitir sem esse exame expõe a empresa a responsabilidade em caso de problema de saúde relacionado ao trabalho.
Preciso de carteira de trabalho física para admitir alguém hoje? Não. A Carteira de Trabalho Digital, vinculada ao CPF, substituiu o documento físico para a maioria das novas admissões.
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