Emitiu uma nota de R$ 3.000 e recebeu R$ 2.955,50? Isso não é desconto nem erro do cliente — é retenção na fonte. Quem presta serviço para outra pessoa jurídica precisa entender como funcionam essas retenções, porque elas aparecem na nota, reduzem o valor líquido recebido e têm regras diferentes conforme o tipo de tributo e o seu regime de tributação.
Os três tributos que podem ser retidos
Numa nota fiscal de serviço entre duas pessoas jurídicas, até três retenções diferentes podem aparecer, cada uma com lógica própria:
| Tributo | Alíquota comum | Quem retém |
|---|---|---|
| ISS | Entre 2% e 5%, conforme o município e o serviço (LC 116/2003) | O tomador, quando a lei do município exige retenção |
| IRRF | 1,5% (serviços profissionais) ou 1% (limpeza, conservação, segurança) | O tomador PJ, na fonte |
| CSRF (PIS + COFINS + CSLL) | 4,65% (0,65% + 3% + 1%) | O tomador PJ, na fonte |
ISS: depende do município e do tipo de serviço
A retenção do ISS é a mais variável das três, porque cada município tem sua própria lei (dentro dos limites da LC 116/2003). Em muitas cidades, a retenção é obrigatória quando o prestador está estabelecido em outro município, ou quando o serviço está numa lista específica definida pela prefeitura.
Isso significa que a mesma nota, emitida por prestadores em cidades diferentes, pode ter ISS retido em um caso e não no outro. Vale sempre confirmar a legislação do município do tomador antes de emitir.
IRRF: tem um piso de dispensa
A retenção de 1,5% de IRRF (ou 1% para limpeza e conservação) não é obrigatória para qualquer valor. A norma que regula essas retenções (IN RFB nº 1.234/2012) dispensa a retenção quando o valor do imposto a reter, calculado sobre o pagamento, fica abaixo de um piso mínimo — na prática, pagamentos de valor baixo tendem a ficar isentos dessa retenção específica.
CSRF: dispensada até R$ 215,05 por mês, por tomador
A retenção de CSRF (PIS + COFINS + CSLL, somando 4,65%) segue uma regra parecida, mas com um número mais conhecido: ela é dispensada quando o valor total a reter no mês, para o mesmo prestador e o mesmo tomador, fica abaixo de R$ 215,05. Se o acumulado do mês superar esse valor, a retenção passa a ser obrigatória sobre o total.
Simples Nacional: dispensa de IRRF e CSRF, mas ISS pode continuar
Aqui está o ponto que mais confunde quem é optante do Simples Nacional: a dispensa de IRRF e CSRF não é automática — ela depende da apresentação de uma declaração de que a empresa é optante do Simples Nacional, no modelo previsto pela própria IN RFB nº 1.234/2012. Sem essa declaração, o tomador pode reter normalmente.
Já o ISS segue outra lógica: mesmo empresas do Simples podem ter ISS retido na fonte, porque essa retenção é definida pela legislação municipal, e nem toda prefeitura abre exceção para optantes do Simples.
O que fazer quando recebe menos do que emitiu
- Confira o comprovante de retenção que o tomador deve fornecer — ele é a prova de que o valor foi recolhido em seu nome, não perdido.
- Guarde esse comprovante: o valor retido pode ser abatido na apuração dos seus próprios tributos (no caso de empresas fora do Simples) ou na declaração de IR, se for pessoa física.
- Se não houver comprovante nem explicação, questione — retenção sem repasse correto é risco tanto para quem retém quanto para quem presta o serviço.
Perguntas frequentes
Minha empresa é do Simples Nacional. Posso ser dispensada de todas as retenções? Não automaticamente. IRRF e CSRF podem ser dispensados com a declaração de optante do Simples Nacional. O ISS depende da lei do município do tomador, que pode ou não abrir exceção.
O valor retido é um imposto extra que eu pago? Não é um tributo adicional — é o mesmo tributo que você pagaria de outro jeito, só que recolhido antecipadamente pelo tomador em seu nome. O valor retido normalmente pode ser compensado na sua apuração.
Quem errar a retenção, o prestador ou o tomador, é responsabilizado? A responsabilidade pela retenção e pelo recolhimento correto é do tomador (a fonte pagadora). Por isso é importante que o prestador também acompanhe se o valor retido está correto, para não ser pego de surpresa.
Não sabe se sua empresa deveria estar sofrendo essas retenções?
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